Sich Listen zu schreiben ist ein alter Trick.

Und eigentlich weiß auch jeder von uns, wie das geht, oder? Was gibt es hier schon Neues zu lernen?

Listen eben. Pfft.

Irgendwie falsch. Denn richtig gemacht können einfache ToDo-Listen Arbeit und Alltag enorm strukturieren, beschleunigen und vielleicht sogar Spaß machen – damit du noch produktiver sein kannst! Und ich zeige dir, wie das geht, mit 10 einfachen Tipps für deine verdammt gute ToDo-Liste.

Legen wir los!

10 Tipps für bessere ToDo-Listen

Gott ey, ich hab echt schon geilere Bilder gebaut. Aber dieses nutzlose Tool hat ja kein ToDo-Icon! -.-

1. Formuliere konkrete Aufgaben

Was eigentlich eine Selbstverständlichkeit sein sollte, kann nicht oft genug wiederholt werden:

Schreibe konkrete Aufgaben auf deine Liste. Schreib dir auf, was du zu tun hast. Schreib es dir auf, damit du genau weißt, was du machen musst.

Schreib nicht „Diese Sache fertig machen“ sondern „Die Ninja-Dokumente um Steves Anforderungen ergänzen“ oder „Mittelerde retten“. Du sollst sofort wissen, was du tun musst – du schreibst dir die Liste ja, damit du genau darüber nicht mehr nachdenken musst!

2. Liste auch Teilschritte mit auf

Dinge lassen sich beliebig weit abstrahieren oder zusammenfassen, und oftmals ist das sehr nützlich.

Aber nicht bei ToDo-Listen. Echt nicht.

Eine Liste, die ungefähr so aussieht ALS BILD

  • ankommen
  • Projekt fertig machen
  • Mittagessen
  • Literaturrecherche
  • gehen

hilft dir nicht weiter. Auch wenn sie grob der ersten Anforderung folgt.

Du brauchst eine Liste, in der wirklich steht, was du zu tun hast. Wenn du Teilschritte mit aufnimmst, hilft dir das beim Umsetzen des ersten Punktes: du nennst konkrete Arbeitsschritte.

Außerdem hast du so häufiger etwas zum Abhaken! Morgens sieht die Liste zwar zum Kotzen aus, aber wenn du erst Mal drei Dinge hinter dich gebracht hast, kannst du fröhlich Häkchen setzen und deinen Fortschritt live mitverfolgen!

Zusätzlich bringt es dich dazu, deine Arbeit besser zu strukturieren. So hast du frühzeitig im Blick, was du noch alles tun musst, um eine Aufgabe abzuschließen.

Ebenfalls nicht zu vernachlässigen ist der Punkt, dass es gewaltige Arbeitsbrocken in angreifbare Häppchen runterbricht – du bist nie überwältigt, und greifst deine Probleme Schritt für Schritt an.

Noch ein wichtiger Punkt: Du darfst natürlich auch nicht zu kleinschrittig arbeiten, sonst verlierst du den Überblick!

Man sagt, dass man Aufgaben, die nur sehr wenig Zeit erfordern, lieber gleich erledigen soll, anstatt sie aufzuschreiben. Manchmal heißt es, „wenig Zeit“ sei „weniger als 3 Minuten“, manchmal sind es 5. Ich verwende ungefähr 10. 

Das muss jeder selbst wissen 😉

3. Nie zu voll, nie zu leer

Wenn deine Liste zu voll ist, erschlägt sie dich.

Wenn sie zu leer ist, wirst du langsamer. Das ist an sich okay, führt aber auch zu Langeweile, was widerum schlecht ist, weil sie deinen Tag nur unendlich zieht.

Deshalb solltest du versuchen, deine Liste überschaubar zu halten, damit aber mindestens den Tag rumzukriegen.

Es gibt eine Regel, die häufig genannt wird: die 1-3-5 Regel

Anhand dieser Regel soll man seine Listen in drei Stufen aufbauen. Oben nennt man eine große Aufgabe, die den Großteil des Tages beanspruchen wird.

Darunter stehen drei kleinere Aufgaben, die auch erledigt werden sollten.

Am Schluss nennt man fünf optionale Aufgaben, die schnell erledigt, und gerade nicht notwendig sind.

So hast du immer etwas zu tun, einen modularen Plan zur Hand, und das Ziel weiterhin vor Augen. Probier es mal aus!

4. Nenne unmittelbare Aufgaben

Deine Liste soll dich nicht ein Jahr lang daran erinnern, dass deine Mutter in einem Jahr Geburtstag hat. (Vergessen solltest du es trotzdem nicht. Ich spreche aus Erfahrung. Mütter mögen es wirklich nicht, wenn man ihren Geburtstag vergisst!)

Deine Liste soll dir sagen, was du heute zu erledigen hast.

Es geht um direkt lösbare Probleme. Es geht also nicht nur um Dinge, die du tun musst, sondern um die Dinge, die du auch direkt tun kannst!

Natürlich solltest du langfristige Aufgaben nicht aus dem Blick verlieren. Wichtig ist eine Trennung der Listen: ein Ort für langfristige Aufgaben, um die du dich auf jeden Fall irgendwann kümmern musst, und einer für anstehende Aufgaben.

Vergiss nur nicht, beim Schreiben der aktuellen Liste auch gelegentlich deine lange Liste im Auge zu behalten 😉

5. Schreibe die Liste am Abend vorher

Punkt.

Das ist nicht verhandelbar.

Gut, wenn du keine andere Wahl hast, dann schon. Aber es ist besser, sie am Abend vorher zu schreiben. Also tu es, wenn du kannst.

Warum?

Wenn du die Liste am Abend vorher schreibst, ist dir dein aktueller Tag noch präsent. Du weißt, was wichtig war, was bald ansteht, und welche Informationen über den Tag hinweg dazu kamen.

Außerdem kannst du den nächsten Tag dann direkt mit wirklicher Arbeit beginnen, und musst nicht erst Arbeit in die Arbeit investieren. Verstehst du, was ich meine?

Deine Liste wartet auf dich, und du kannst direkt loslegen!

Aber der wohl wichtigste Punkt, der fürs abendliche Schreiben der Liste spricht, ist folgender:

Du hast den Kopf leer.

Wenn du dir nach dem Tag deine Liste schreibst, wirst du alles los, was du für den nächsten Tag erledigen musst. Dein Hirn pustet sich ein Mal richtig leer, darf dann in sich zusammenfallen und Game of Thrones gucken. So schaffst du einen runden Arbeitsabschluss, brauchst dir keine Sorgen zu machen, und hast ein abendliches Ritual, das das Ende deiner Arbeit symbolisiert.

6. Oldschool bleiben

Oder, viel wichtiger: Nicht zu fabulous werden.

Dein Ziel ist eine schnelle Übersicht über deine anstehenden Aufgaben, keine n-dimensionale Datenmatrix mit Spalten für Zeit, Deadline, Prioritäten, benötigtem Material, Platz zum Zeichnen von Einhörnern, geschätzter und tatsächlicher Kalorienverbrennung und betriebsweitem Pausenplan.

Wenn es dir hilft, kannst du natürlich Uhrzeiten für Meetings oder Deadlines mit eintragen – aber eben nur, wenn du sie brauchst! Wenn nicht, sind sie dir nur im Weg.

7. Platz lassen

Deine Liste wird sich verändern, und das ist auch richtig so.

In den meisten Fällen beginnen meine Listen ordentlich, und werden im Lauf des Tages zum Schauplatz eines blutigen Kampfes.

Es werden neue Aufgaben dazu kommen, du wirst alte abhaken. Du wirst Notizen für eine Aufgabe machen wollen, während du eigentlich eine andere bearbeitest.

Dafür brauchst du Platz. Keine Unmengen, aber Platz. Such dir also einen passenden Zettel!

VORHER NACHHER BILD

8. Der Liste NIE den Rücken zukehren

Sie könnte deinen Tod auf eine grausame Art planen, um ihn dann als Unfall darzustellen. „Von einem Nashorn erschlagen“ oder „In den Dreckstampfer der Kläranlage gesprungen, um eine Wette zu gewinnen“. Du weißt nie, was deine Liste im Schilfe führt.

Viel wichtiger ist aber, dass du immer in der Lage bist, Dinge zu streichen, abzuhaken, zu ergänzen, oder dir eine neue Aufgabe zu suchen, deinen Zeitplan vorauszusehen und zu wissen, was du schon alles getan hast!

Deine Liste kann noch so toll sein, aber wenn du sie im Eifer des Gefechts nicht findest, hättest du die Zeit auch in die Skizze eines rosa Mammuts investieren können. Und das wäre echt cool gewesen!

9. Auch schöne Dinge nennen

Es ist nicht falsch, auf einer ToDo-Liste auch Dinge zu nennen, die nicht wirklich Aufgaben sind, sondern eher Dinge, die sonst noch zu tun sind.

Etwas, auf das man sich freuen kann, eine Kaffepause mit Freunden, ein Meeting auf das man schon länger wartet, eine Kleinigkeit, die man gerne erledigt.

Erstens entstehen dadurch wieder Punkte, die man abhaken kann, was sich wieder gut anfühlt – man kommt voran!

Zweitens führt das auch dazu, dass die Liste zu keinem Zeitpunkt nur aus Sachen besteht, die zum Kotzen sind. Es wird Tage geben, an denen der Großteil der Liste nur nervt. Wenn man bei jedem Blick feststellt, dass man nachher noch eine Verabredung zu einem Stück Kuchen in der Sonne hat, löst das den Beigeschmack ein bisschen auf. Und spätestens der Kuchen spült ihn dann runter.

10. Nicht auf dubiose Anweisungen im Internet hören

Zu guter Letzt der vielleicht wichtigste Punkt:

Es ist deine ToDo-Liste, und nur du weißt, was dir wirklich hilft!

Das beginnt beim Tool, das du wählst (digital in einem Dokument, mobil in einer App, analog auf einem vollgeschmierten Blatt Papier), und endet beim selektiven Befolgen dieser 10 Ratschläge.

Ich für meinen Teil denke, dass die oben genannte 1-3-5-Methode nicht zu meinem Arbeitsstil passt. Sie unterstützt das Zerlegen von Aufgaben nicht gut, und zwingt mich, zu priorisieren.

Ich würde dir aber dennoch raten, die meisten dieser Punkte wenigstens zu testen. Gib ihnen eine halbe Woche, um zu sehen, was du für dich anpassen musst – und dann tu es!

Fazit

Ich habe in den ersten Wochen meines Praktikums gefühlt mehr gearbeitet als in meinem bisherigen Leben zusammen. Ich prokrastiniere nicht Mal!

Das verdanke ich einerseits dem genialen Umfeld und dem tollen Job, andererseits aber auch meiner Arbeitsstrukturierung durch übersichtliche, schnelle ToDo-Listen, die ich mir jeden Abend, bevor ich gehe, schreibe. Das strukturiert meine Arbeit so gut, dass ich auch abends noch Bock habe, was zu tun!

Wenn du also das nächste Mal eine Phase hast, in der du effizient für Schule, Uni oder Job arbeiten musst, denk an diese Punkte für eine gute ToDo-Liste:

eine Beispielliste

Bild ist super trashy und Liste fake, sieht aber authentisch aus wie eine meiner Listen am Ende des Tages 😉

  1. Formuliere konkret abzuarbeitende Aufgaben
  2. Nenne auch Teilschritte, werde aber nicht zu feingliedrig
  3. Klatsch sie nicht so voll, lass sie aber auch nie zu leer
  4. Schreibe nur unmittelbare Aufgaben auf deine ToDo-Liste – die, die du auch wirklich erledigen willst!
  5. Schreibe sie am Abend vorher mit mehr Überblick und krieg so den Kopf frei
  6. Dreh nicht ab! Nenne nur, was du brauchst!
  7. Lass Platz für Notizen und neue Aufgaben
  8. Behalte die Liste in deinem Sichtfeld
  9. Nenne auch die schönen Dinge
  10. Passe sie deinen Bedürfnissen an!

Wer zu diesem Thema noch eine zweite Meinung möchte, kann zum Beispiel hier ganz gut nachsehen. Ich habe meine Tipps ein bisschen anders geschrieben, aber das meiste stimmt überein – und das, obwohl ich den Link erst nach meinem ersten Draft gefunden habe!

Welche Strategien nutzt du für deine ToDo-Listen? Was funktioniert für dich – und was nicht? Lass es mich und die anderen in den Kommentaren wissen! 🙂


Okay Party-People, ich weiß, das hier war Mal was Anderes. Spannende Bonusfrage: Wie fandet ihr das? Soll ich mehr in diesem Stil schreiben, oder zurück zu meinem alten, mehr essayhaften Bli-Bla-Blub-Stil? Ich freue mich über Meinungen!

3 comments on “10 Tipps mit denen du bessere ToDo-Listen schreibst

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